У вас современный офис? В нем стоит качественная мебель, современная техника, налажен климат-контроль, и автомобильный парк состоит из современных надежных автомобилей? И все, казалось бы, хорошо и налажено? А давайте мы с вами посмотрим немного вглубь процессов внутри компании, например, на документооборот, все ли там в порядке?
Документооборот не зря все сравнивают с кровеносной системой организации. Вне зависимости от размеров, сферы деятельности и степени профессионализма команды, «заторы» и сбои в ее кровеносном потоке могут парализовать любой организм и поставить крест на любой задаче. Именно поэтому, оптимизация документооборота относится к числу первоочередных бизнес-задач, решать которые каждый руководитель волен по-своему.
«Есть набор признаков, наличие которых в компании говорит о том, что необходимо качественно менять систему документооборота, – рассказывает директор компании «Business Solutions» Олег Усов. – Если документов – входящих-исходящих – очевидно много, и рассмотреть их в срок – уже проблема; если есть угроза или даже факты утечки конфиденциальной информации или нарушения коммерческой тайны; на поиск нужного документа, не говоря уже об информации о том, кем и какая по нему была проведена работа, уходит значительное время; а сроки согласования документа, например важного контракта, ставят под угрозу его заключение – даже часть из этого серьезный повод задуматься о спасении положения в документообороте компании»
Компания «Business Solutions, LLC» – партнер компании DIRECTUM в г. Ростов-на-Дону и Ростовской области. Приоритетными направлениями в работе являются автоматизация документооборота и разработка программного обеспечения.Если над вашим бизнесом нависла угроза бумажного завала, что можно предпринять? На самом деле вариантов много. Можно нанять внутриофисных курьеров, установить пневмопочту, прописать жесткие регламенты работы с документами и так далее, но так как мы уже 10 лет живем в XXI веке, то разумно будет присмотреться к использованию системы электронного документооборота.
Давайте с вами представим офис без принтера и копировального аппарата? «Нереально!» – скажете вы? И будете правы, но только отчасти. Использование СЭД позволяет полностью избавиться от тех бумажных документов, наличие которых не обязательно. Например, исходящие документы или приходящие в компанию из вне не могут, как правило, существовать только в электронном виде. Но, например договор для передачи его партнеру, может быть распечатан только уже после прохождения всех этапов согласования и доработок внутри компании с использованием СЭД. Или оригинал входящего письма может храниться в канцелярии или у секретаря, а сотрудники будут работать уже с его электронной копией. Простой арифметический подсчет может нам с вами показать, какая достигается экономия на офисной технике и расходных материалов к ней.
«Функционал современных систем электронного документооборота уже давно выходит за рамки понятия классического делопроизводства, – продолжает Олег Усов. – Все более востребованным становится возможность организовать взаимодействие сотрудников, сделать работу над документами совместной, иметь возможность контролировать сроки и качество выполнения сотрудниками определенных задач и заданий в рамках бизнес-процессов в компании».
Действительно, современные СЭД полностью соответствуют уже обозначенным тенденциям в прогрессивном менеджменте. Ведь, если задуматься, в примитивном виде электронный документооборот существует в любой компании, использующей внутренние компьютерные сети. Сотрудники обмениваются сообщениями, пересылают друг другу материалы по электронной почте, используют общие серверы и прочее. СЭД – это результат стремления к компании к совершенству. И совершенно неважно 10 человек в ней работает или 10 000, продукт можно подобрать для любого варианта.
Специалисты компании Business Solutions рекомендуют использовать систему электронного документооборота и управления взаимодействием DIRECTUM, которая сегодня получила широкое распространение и является одним из лидеров рынка СЭД в России. В составе клиентской базы – 18% занимают заказчики из промышленного сектора, 16% – торговли; 14% – игроки нефтегазового рынка; 12% – представители государственного сектора. Спектр сфер применения системы лишний раз свидетельствует о ее универсальности, а сам факт широкого распространения – об актуальности продукта. В качестве примера можно привести компанию «ТНК-BP», в которой система DIRECTUM принята корпоративным стандартом. Примечательно, что российская система электронного документооборота завоевывает популярность и за пределами нашей страны. В настоящее время идет внедрение DIRECTUM в Национальном банке Украины.
Можно привести много примеров успешного использования DIRECTUM и в нашем родном городе и области. В настоящее время завершается первый этап первый этап внедрения системы DIRECTUM в Управлении ветеринарного и фитосанитарного контроля по Ростовской области.
Столь внушительный послужной список подтверждает качество DIRECTUM, но никак не влияет на ее доступность.
«Как и любая покупка, СЭД – это компромисс между желаниями заказчика и его возможностями, – продолжает Олег Усов. – Кому-то нужна система, готовая расти и расширяться вместе с его бизнесом, а кого-то этот показатель заинтересует меньше, чем окупаемость СЭД. Немаловажный фактор – техническая поддержка, а также хорошо зарекомендовавший себя на рынке производитель. Стоит обратить внимание на наличие в системе учета отечественной законодательной базы. Но главное – это функциональность, которая должна соответствовать масштабам компании и отвечать ее бизнес-задачам».
Если сегодня кому-то может показаться, что СЭД – это очень далекое будущее, то достаточно вспомнить, что мы думали по поводу сотовых телефонов лет 15 назад. Можно ли представить современного человека без мобильника? «Я думаю, если у кого лет 10 назад была возможность приобрести сотовый телефон, он это делал, потому что это свобода, мобильность и оперативность. Большинство людей просто были лишены такой финансовой возможности, поэтому мобильник казался им таким недосягаемым благом. Электронный документооборот – та же свобода, мобильность и оперативность в ведении бизнеса, просто он доступен уже сегодня», – убежден генеральный директор Business Solutions.
Можно воспринимать СЭД как дань моде – ведь заставляет же Дмитрий Медведев чиновников внедрять систему электронного правительства. Но совершенно очевидно, что электронный документооборот уже не является просто модным аксессуаром офиса. «Мода приходит и уходит, а стиль остается», – сказала когда-то весьма успешная бизнес-вумен Коко Шанель. СЭД – это тоже стиль. Стиль руководства прежде всего.
Адрес: Ростов-на-Дону, ул. 50-летия Ростсельмаша, 1/52, оф. 224, тел. 298-51-62, info@b-sol.ru, сайт B-sol.ru.
