ЕСЛИ ОДОЛЕЛА УДАЛЕНКА
Как правильно организовать работу сотрудников из дома
Инструкция из пяти простых шагов, которые помогут обеспечить безопасность
Весной, когда компаниям пришлось переводить сотрудников на дистанционную работу, оказалось, к такому повороту готовы не все. Когда компании смогут полноценно вернуться в офисы, никто не знает. Да и нужно ли это для всех сотрудников? Ясно только одно. Если есть какие-то уязвимости в обеспечении безопасности данных, то они обязательно дадут о себе знать, это лишь вопрос времени.

Грамотнее пойти на опережение: перестать администрировать работу отделов на коленке, забыть об отправке важных документов в «бытовых» мессенджерах и заняться организацией полноценного удаленного офиса.

Как это сделать, эксперты
облачного бизнеса МТС рассказали в простой и понятной инструкции из пяти шагов.
1
Шаг № 1.
Подключить виртуальное рабочее место
Подробнее
2
Шаг № 2.
Найти площадку для безопасного обмена документами
Подробнее
3
Шаг № 3.
Установить сотрудникам необходимые офисные программы
Подробнее
4
Шаг № 4.
Подумать, на чем можно сэкономить и стоит ли содержать собственную серверную
Подробнее
5
Шаг № 5.
Уделить особое внимание цифровой грамотности сотрудников
Подробнее
Подсказка: на что обратить внимание при выборе облачного провайдера
Конечно, в первую очередь бизнес волнует безопасность и надежность хранения данных. Поэтому стоит выяснить, где находятся дата-центры и другая инфраструктура облачного провайдера.
Также необходимо поинтересоваться, как хранятся персональные данные. Этот вопрос особенно актуален для ритейла, банков, гостиниц, интернет-магазинов, частных
клиник — то есть всех, кто работает с персональными данными клиентов и сотрудников. Важно, чтобы инфраструктура располагалась в России, а облако соответствовало всем требованиям законодательства по работе с персональными данными. Например, у #CloudMTS под персональные данные выделен специальный сегмент облака, который обладает особым уровнем защиты и аттестован в соответствии с законом 152-ФЗ. Там же и госорганы могут размещать свои информационные системы — облако обеспечивает необходимый уровень защиты.
Еще необходимо узнать, где располагается оборудование провайдера — в собственном или арендованном дата-центре. Обычно крупные игроки сами строят свои дата-центры в соответствии с высокими требованиями к надежности и непрерывности работы глобального стандарта Uptime Institute.
И напоследок обязательно поинтересуйтесь, есть ли у провайдера консультационные сервисы, служба ИТ-аутсорсинга и круглосуточная горячая линия, которая поможет в случае необходимости.
Шаг № 1.
Подключить виртуальное рабочее место
На удаленке многие столкнулись с тем, что куча нужных файлов, документов и изображений осталась на рабочем компьютере. В то же время на домашнем может не хватать программ для обработки аудио, фото или видео, для которых работодатель специально покупал лицензионную подписку. А еще надо как-то установить рабочую почту, получить доступ к программам вроде 1C, CRM или другим учетным системам.

Хорошо, если в офисе человек работал на ноутбуке и смог взять его с собой на дистанционку. Другое дело — брать с собой системный блок, монитор, клавиатуру, мышку и сетевой фильтр в придачу. Всё усугубляется, если в компании трудится свыше 100–150 человек. После такого «разграбления» имущества можно просто не досчитаться, да и не каждый работник захочет брать на себя такую ответственность. Решение есть, и оно называется виртуальное рабочее место, которое можно настроить каждому сотруднику.

Как это работает? С помощью защищенного удаленного доступа сотрудник сможет подключаться к своему рабочему столу даже с помощью домашнего компьютера. Сотрудникам не нужно привыкать к разным устройствам и постоянно держать в голове, какие файлы надо взять с собой домой или в офис. А работодателю удобно контролировать рабочие места и доступ к корпоративной информации, не тратя дополнительные средства на ИТ-специалистов. К слову, подобные решения адаптируются под разные устройства, поэтому подключиться к рабочему месту можно даже с телефона. Сервис можно бесплатно протестировать, нужно лишь оставить заявку на сайте #CloudMTS.
Шаг № 2. Найти площадку для безопасного обмена документами
Облачные сервисы для обмена документами на удаленке стали неотъемлемой частью жизни. На что обратить внимание при выборе облака для бизнеса? Во-первых, решение должно быть «заточено» под бизнес. Не стоит увлекаться бесплатными файлообменниками — они не гарантируют сохранности данных. Во-вторых, есть ли у сервиса возможность интеграции с существующей корпоративной инфраструктурой? В-третьих, обязательно нужно подумать о безопасности.

Обратите внимание на сервисы, которые разработаны специально для бизнеса. Как правило, крупные провайдеры гарантируют сохранность и надежность данных, что закреплено в договоре. Например, диск #CloudMTS — это облачное хранилище для передачи данных между сотрудниками, контрагентами и партнерами. Компания может управлять уровнями доступа сотрудников и отслеживать движение файлов. Кроме того, сотрудники могут одновременно редактировать файлы и получать доступ к актуальной версии документов с любых устройств —компьютера, телефона, планшета.

По данным экспертов МТС, переход на облачную модель позволяет гибко управлять корпоративными сервисами, расширяя их при необходимости, например, если резко выросло число сотрудников.
Шаг № 3. Установить сотрудникам необходимые офисные программы
Любому офисному сотруднику для работы нужен пакет офисных программ. С каждым годом число профессий, в чьи обязанности входит написание текстов, обработка видео, фото, создание презентаций, растет в геометрической прогрессии. Когда сотрудники уходят на удаленку, возникает вопрос, как установить каждому лицензионное программное обеспечение и не разориться на его покупке?

Решение уже давно найдено — это онлайн-сервисы для работы со всем вышеперечисленным. Например, можно подключить пакет Microsoft Office 365 и ежемесячно платить за подписку. Это снижает издержки в среднем на 30–35% ежемесячно. В пакет входят не только программы для работы с текстовыми файлами, фото, видео и таблицами, но также чаты с возможностью подключаться по аудио- и видеосвязи и исключать посторонних пользователей. Оформить такую подписку можно у российских облачных провайдеров: например, #CloudMTS предлагает два вида подписок — ежемесячную и годовую. Онлайн-сервисы помогут сэкономить на установке и обновлении программного обеспечения для всех сотрудников компании.
Шаг № 4. Подумать, на чем можно сэкономить и стоит ли содержать собственную серверную
Несколько серверов для средней компании обойдутся примерно в 700 тысяч рублей. Плюс нужно найти специалистов, которые будут их настраивать и обслуживать. Это еще 30–60 тысяч рублей ежемесячно. Где взять на это деньги? Спасательным кругом как для среднего бизнеса, так и для регионального филиала крупной компании могут стать облачные сервисы.

В облачной модели нет капитальных затрат, а обслуживание инфраструктуры ложится на плечи поставщика услуг. Поэтому предприниматели всё чаще задумываются о переводе серверной в виртуальное пространство. Это ритейл, банки, логистические компании. Бизнес арендует у провайдера виртуальные мощности — процессоры, память, дисковое пространство и сети. По сути это готовая ИТ-инфраструктура, которая подойдет для решения любых бизнес-задач.

Сайт, торговая площадка или CRM-система — неважно: в публичном облаке можно разместить всё что нужно. Также сервис подойдет для развертывания резервной площадки, если с основной что-то пойдет не так, или для тестовых или продуктивных сред IT-компаний.

И не стоит верить мифам про их ненадежность: зачастую размещение ИТ-систем в облаке безопаснее, чем в собственной серверной. Облака крупных провайдеров — это отлаженный механизм, который имеет развитые системы защиты от кибератак и собственный SOC (Security Operations Center) с круглосуточным мониторингом инцидентов.
Шаг № 5.
Уделить особое внимание цифровой грамотности сотрудников
Человеческий фактор остается главной причиной утечки корпоративной информации: исследования «Лаборатории Касперского» показывают, что в 90% случаев данные оказываются скомпрометированы не из-за технологических проблем, а из-за небрежного отношения сотрудников. Наиболее распространенные способы хищения данных — рассылка фишинговых писем и вирусных сообщений в мессенджерах.

Эксперты советуют регулярно проводить обучающие тренинги для повышения киберграмотности сотрудников. Сообщайте им о существующих угрозах и о том, как можно их распознать и как действовать в таких ситуациях. Сотрудники должны знать, что нельзя открывать файлы, присланные в email-рассылках от неизвестных адресатов, данные следует хранить только в надежных облачных хранилищах, а ПО обязательно должно быть легитимным.

Просмотров: 6 522