Как эффективнее управлять бизнесом

Как сделать, чтобы бизнес работал слаженнее и приносил больше денег? Как увеличить производительность сотрудников без возникновения недовольства и последующих увольнений? Можно ли организовать бизнес-процессы так, чтобы компания работала как швейцарские часы? Директор компании «РостИнжиниринг» Борис Флек и директор X5studio Юлия Алексеева рассказали 161.ru о том, как решить эти актуальные проблемы с помощью новых инструментов управления бизнесом.

«РостИнжиниринг» ведет комплексные строительно-монтажные работы на промышленных и гражданских объектах на территории ЮФО. Все работы – проектные, общестроительные, инженерные и отделочные – выполняет один подрядчик.

При комплексном подходе компания должна уметь четко координировать процессы работы и сроки их исполнения. Иначе возникает хаос при согласовании проектов, поставках материалов и тому подобных делах. Когда масштаб работ начал расти, в «РостИнжиниринг» на себе прочувствовали эту проблему.

«Внутри каждого проекта должно идти постоянное взаимодействие со множеством организаций и их представителей – с техническим надзором, командой проектировщиков, производителями строительных и отделочных материалов, представителями заказчика, – рассказывает директор компании «РостИнжиниринг» Борис Флек. – В результате все работы по каждому проекту должны завершаться в одной «точке», в заранее установленные сроки, при соблюдении действующих нормативных правил и стандартов. Но на практике добиться этого мы не могли. Сроки затягивались почти на каждом этапе – от утверждения чертежей до согласования цвета отделочных материалов с заказчиком. Это ставило под угрозу своевременную сдачу объектов заказчикам и, конечно, влияло на их мнение о нас».

Понимая, что отметки в ежедневниках и постоянные вопросы на планерках о сроках и результатах работ ситуации никак не меняют, руководители компании начали поиск современного IT-инструмента. Таким решением стал сервис «Битрикс24» – в него перенесли все строительные проекты и задачи по ним. Каждый сотрудник начал представлять еженедельные отчеты руководителю. За короткий срок удалось выстроить процессы в компании.

«Во-первых, единая система постановки задач ощутимо сократила время выполнения работ по каждому проекту и облегчила отслеживание результатов, – говорит Борис. – Стало сразу видно, кто, за какую работу и на каком объекте отвечает, есть ли у него еще время и нужно ли вмешиваться в процесс сверху. Во-вторых, мы перестали тратить столько сил и времени, как раньше, на обсуждение срочных вопросов. И, наконец, мы больше не теряем «концы» длинных проектов – поднять по ним всю документацию, чертежи и эскизы можно, просто заглянув в комментарии к соответствующему проекту в «Битрикс24». Нужна документация по всем проектам – она доступна каждому в облачном хранилище».

По сути, с помощью «Битрикс24» компания получила единую рабочую среду, в которой ее сотрудникам стало намного проще вести всю проектную деятельность, потому что и сферы ответственности каждого, и сроки, и результаты стали видны «как на ладони». Такая прозрачность улучшила и внутренние отношения в коллективе. А руководство, в свою очередь, приобрело простой, но эффективный инструмент, позволяющий отслеживать как общий ход проектов, так и продуктивность работы коллектива. Причем, для этого руководителям не обязательно быть все время в офисе и стоять у сотрудников «над душой». Они могут зайти в «Битрикс24» с ноутбука или смартфона и увидеть общую картину того, как работает их бизнес и каков вклад каждого сотрудника на любом из проектов.

«"Битрикс24" помог собрать разрозненные процессы в общий рабочий поток и сделать работу намного эффективнее, чем раньше», – отмечает Флек.

В последние несколько лет региональные веб-студии, работающие на Москву и Санкт-Петербург, устойчиво обгоняют столичные по росту оборотов. Но при этом ясно, что объем заработка такой студии зависит не только от ситуации на рынке, но и от ее «пропускной способности». А эта способность, по мнению директора X5Studio из Ростова-на-Дону Юлии Алексеевой, напрямую связана с тем, насколько правильно ведется управление компанией и насколько четко работают ее главные бизнес-процессы – продажи и работа с клиентами. Но это понимание пришло к Юлии не сразу.

«Программисты, менеджеры и дизайнеры работали сутками, – вспоминает Юлия. – Да и мы, руководители, часто брали на себя управление самыми непростыми проектами, работу с ключевыми клиентами, параллельно пытаясь удержать в голове общую картину того, куда идет бизнес и сколько он приносит в денежном выражении. Но уследить за всем сразу не получалось. Количество клиентов увеличивалось, сроки проектов при этом растягивались, а удержать качество работ на привычно-высоком уровне получалось уже далеко не всегда».

И в этот момент компания решила, что ситуацию может исправить работа в общем для всех пространстве «Битрикс24», где и руководство, и сотрудники всегда смогут видеть и количество, и ход всех проектов, и затраты каждого сотрудника на их ведение и результаты работы, в том числе, и финансовые.

Как только Юлия и другие руководители начали ставить задачи в «Битрикс24» и попросили остальную команду отчитываться в их выполнении в системе, работа с клиентами начала налаживаться. Перестали затягиваться сроки выполнения работ, потому что «слабые места», вызывавшие раньше задержки, стали обсуждаться и ликвидироваться быстрее и четче, нужные управленческие решения стали приниматься намного оперативнее, чем раньше. К тому же отпала необходимость отдельно приглядывать за каким-то клиентом или проектом, если сотрудник не делал соответствующей пометки в системе. Все это сразу сказалось и на лояльности заказчиков к компании, и на прибыли – и то, и другое стало расти.

Благодаря внедрению CRM удалось упорядочить процесс работы с клиентами – входящие заявки больше не дублируются и не путаются, а вся информация о каждом клиенте под рукой. Так, например, менеджеры могут указать все доступные данные о заказчике – должность, юридическое лицо, разные контакты, а затем система сама свяжет их в единую карточку компании и проверит, чтобы не было дублей и пробелов в информации о нем, его пожеланиях по проекту и так далее.

«Теперь вся работа – от начала и до конца каждого проекта идет очень четко, – говорит Юлия. – Абсолютно все знают свои зоны ответственности, сроки и этапы работы и не лезут в чужие, а я и Алексей, как руководители, постоянно в курсе всех дел и всегда получаем четкое представление о степени завершенности любого проекта и о выгоде любой сделки на каждом ее этапе».